31.07.2025

Co powinien zawierać regulamin rozliczeń kosztów ciepła i wody w budynku z indywidualnymi licznikami?

 Podstawa prawna

Tworząc regulamin rozliczeń, należy uwzględnić:

• Ustawę – Prawo energetyczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 266) z późniejszymi zmianami, w tym nowelizację z 7 grudnia 2021 r., która wdraża dyrektywę EED (Energy Efficiency Directive).

• Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 7 grudnia 2021 r. w sprawie sposobu rozliczania kosztów zakupu ciepła dla lokali (Dz.U. 2021 poz. 2273).

• Ustawę z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i odprowadzaniu ścieków (Dz.U. 2023 poz. 1471) – w kontekście rozliczeń za zimną wodę.

• Ustawę o własności lokali lub ustawę o spółdzielniach mieszkaniowych – w zależności od formy zarządzania nieruchomością.

Co powinien zawierać regulamin rozliczeń?

1. Zakres regulaminu

• Zakres stosowania (np. budynek wielolokalowy opomiarowany indywidualnymi ciepłomierzami i wodomierzami).

• Wyszczególnienie źródeł kosztów: ogrzewanie (C.O.), podgrzewanie c.w.u., zimna woda.

2. Opis systemu pomiarowego i źródła ciepła

• Wskazanie dostawcy ciepła (np. system sieciowy, 1 węzeł cieplny).

• Lokalizacja i rodzaje urządzeń pomiarowych:

  • 1 ciepłomierz główny dla C.O.

  • indywidualne ciepłomierze mieszkaniowe

  • wodomierze na ciepłą i zimną wodę

  • licznik ciepła na podgrzew wody (jeśli wydzielony)

Rozliczanie kosztów centralnego ogrzewania (C.O.)

Podział kosztów:

• Część stała – opłata niezależna od zużycia, najczęściej według powierzchni lub udziałów w nieruchomości wspólnej.

• Część zmienna – wynikająca ze wskazań ciepłomierzy lokalowych.

Uwzględnienie sytuacji:

• Lokale bez ciepłomierzy – metoda szacunkowa lub ryczałt (zgodna z rozporządzeniem MKiŚ).

• Możliwość stosowania współczynników redukcyjnych (np. dla lokali skrajnych).

• Obowiązek stosowania zdalnego odczytu, jeśli urządzenia są do tego przystosowane (art. 45a Prawa energetycznego).

Rozliczanie kosztów podgrzewu ciepłej wody użytkowej (c.w.u.)

• Koszty energii cieplnej do podgrzewu wody wyliczane na podstawie różnicy wskazań ciepłomierza głównego (ogrzewanie + c.w.u.) i ciepłomierza c.o. lub dedykowanego licznika podgrzewu.

• Podział kosztów proporcjonalnie do zużycia ciepłej wody (z wodomierzy).

• W przypadku braku wodomierza – rozliczenie wg ryczałtu lub średniego zużycia z budynku.

Rozliczanie kosztów zimnej wody

• Rozliczenie na podstawie wskazań wodomierzy lokalowych i głównego wodomierza budynku.

• Różnice bilansowe (straty lub nadwyżki) – mogą być rozliczane:

  • proporcjonalnie do zużycia wody przez lokale,

  • lub wg metrażu / udziałów.

Zasady odczytu, rozliczeń i reklamacji

• Odczyty zdalne lub fizyczne – zgodnie z harmonogramem.

• Częstotliwość rozliczeń: najczęściej roczne, opcjonalnie półroczne.

• Terminy publikacji rozliczeń i sposób ich przekazania mieszkańcom.

• Tryb składania reklamacji (terminy, forma, adres korespondencyjny).

• Informacje o możliwych korektach.

Lokale bez urządzeń pomiarowych

• Obowiązek montażu urządzeń pomiarowych (jeśli infrastruktura na to pozwala).

• W przypadku braku – stosowanie ryczałtu lub średniego zużycia w danej grupie lokali.

Postanowienia końcowe

• Tryb zatwierdzania i zmiany regulaminu (np. uchwała właścicieli lub decyzja zarządu).

• Termin wejścia w życie.

• Informacja o obowiązku corocznej aktualizacji (jeśli zmieniają się taryfy, parametry techniczne lub przepisy).

Podsumowanie

Dobrze przygotowany regulamin rozliczeń:

Jest zgodny z obowiązującym prawem,
Uwzględnia rzeczywiste zużycie mediów,
Wprowadza przejrzysty i sprawiedliwy system opłat,
Minimalizuje konflikty i reklamacje,
Chroni interesy wszystkich użytkowników budynku.

31.07.2025

Co powinien zawierać regulamin

1. Zakres stosowania regulaminu

• Kogo dotyczy (lokale mieszkalne/użytkowe)

• Zakres rozliczeń: C.O., ciepła woda użytkowa (c.w.u.), zimna woda (z.w.)

2. Źródło ciepła i jego pomiar

• Wskazanie dostawcy ciepła (np. system sieciowy z 1 węzłem z ciepłomierzem głównym)

• Opis lokalizacji i typów liczników:

  • 1 ciepłomierz główny na C.O.

  • indywidualne ciepłomierze mieszkaniowe

  • wodomierze ciepłej i zimnej wody

3. Metoda podziału kosztów C.O.

• Rozdział na część stałą (np. m², udział w nieruchomości wspólnej) i zmienną (zużycie wg ciepłomierzy)

• Wskazanie sposobu rozliczenia lokali bez ciepłomierzy

• Uwzględnienie współczynników korekcyjnych Rm (np. lokal skrajny, nieopomiarowany itp.)

4. Podział kosztów podgrzewu ciepłej wody

• Metoda obliczania energii na podgrzew

• Rozdział kosztów na lokale wg wskazań wodomierzy c.w.u.

• Zasady dla lokali bez opomiarowania (np. ryczałt, uśrednienie)

5. Rozliczenie zimnej wody

• Na podstawie wodomierzy lokalowych i wodomierza głównego

• Rozliczenie różnic bilansowych (tzw. niedobór lub nadmiar) – wg udziału lub ryczałtu

6. Zasady rozliczania lokali bez urządzeń pomiarowych

• Stosowanie ryczałtów lub średniego zużycia z budynku

• Obowiązek zapewnienia dostępu do urządzeń pomiarowych

7. Zasady odczytu i rozliczeń

• Kto dokonuje odczytu, kiedy, w jakim trybie (zdalnie / fizycznie)

• Częstotliwość rozliczeń (np. roczne, półroczne)

• Terminy składania reklamacji

8. Postanowienia końcowe

• Tryb zmiany regulaminu

• Termin wejścia w życie

• Powiązanie z uchwałą właścicieli / spółdzielni

WARTO PAMIĘTAĆ, ŻE

• Regulamin nie może dyskryminować żadnej grupy mieszkańców.

• Musi być zgodny z metodą rozliczenia – np. nie można wprowadzić opłat zmiennych w budynku bez indywidualnych liczników.

• Od 2022 r. (zgodnie z rozporządzeniem MKiŚ) obowiązuje obowiązek rozliczania wg zużycia tam, gdzie są urządzenia zdalnego odczytu.

                                                      29.07.2025

5 najczęstszych błędów w rozliczaniu kosztów wody i ciepła

Na co warto uważać zgodnie z aktualnym stanem prawnym?

Rozliczanie kosztów zużycia wody i ciepła w budynkach wielorodzinnych to proces, który wymaga nie tylko znajomości urządzeń pomiarowych, ale także przepisów prawa – w szczególności znowelizowanego Prawa energetycznego z dnia 7 grudnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 868). W praktyce zarządczej i technicznej pojawia się wiele błędów, które mogą prowadzić do niesprawiedliwych rozliczeń, sporów z mieszkańcami lub naruszenia obowiązków prawnych wspólnoty.

Poniżej przedstawiamy 5 najczęstszych błędów, które warto wyeliminować, by rozliczenia były zgodne z prawem i rzeczywistym zużyciem.

1. Brak indywidualnych urządzeń pomiarowych w lokalach

Zgodnie z art. 45a ust. 6a ustawy – Prawo energetyczne, po nowelizacji z 7.12.2021 r., w budynkach wyposażonych w wspólne źródło ciepła lub wodę, każdy lokal powinien mieć zainstalowany licznik lub urządzenie wskazujące indywidualne zużycie (np. podzielnik ciepła, wodomierz lokalowy). Brak takich urządzeń skutkuje koniecznością stosowania ryczałtów lub rozliczeń szacunkowych – co narusza zasadę rozliczania wg rzeczywistego zużycia, wbrew przepisom i unijnym dyrektywom (m.in. EED 2012/27/UE).

2. Rozliczanie ciepła z naruszeniem proporcji rzeczywistego zużycia

Nowe przepisy nakładają obowiązek, by co najmniej 50% kosztów ogrzewania było rozliczane na podstawie zużycia wskazanego przez urządzenia pomiarowe (liczniki ciepła lub podzielniki kosztów). Błąd pojawia się, gdy wspólnoty nadal dzielą koszty wyłącznie według powierzchni lokali lub udziałów, ignorując wskazania urządzeń. Takie praktyki są niezgodne z art. 45a ust. 8e Prawa energetycznego i mogą skutkować zaskarżeniem regulaminu rozliczeń przez mieszkańców.

3. Brak aktualnej legalizacji wodomierzy

Wodomierze, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 kwietnia 2017 r., podlegają obowiązkowej legalizacji co 5 lat. Niestety w wielu wspólnotach zapomina się o tym obowiązku, co skutkuje korzystaniem z urządzeń bez ważnych cech legalizacyjnych. Dane z takich wodomierzy nie mogą być podstawą rozliczeń i w razie kontroli mogą zostać zakwestionowane – zarówno przez mieszkańców, jak i przez UOKiK.

4. Brak zdalnego odczytu – mimo obowiązku

Zgodnie z nowelizacją Prawa energetycznego, wszystkie nowe urządzenia pomiarowe montowane po 1 stycznia 2022 r. muszą umożliwiać zdalny odczyt danych (art. 45a ust. 8a). Co więcej, do 1 stycznia 2027 r. wszystkie urządzenia mają być wymienione na takie, które umożliwiają zdalny dostęp do danych. Niedostosowanie się do tych wymagań może oznaczać konieczność kosztownej modernizacji w ostatniej chwili – lepiej zaplanować te działania wcześniej.

5. Rozliczenia niezgodne z regulaminem wspólnoty

Wiele wspólnot posiada regulaminy rozliczania wody i ciepła, ale nie są one aktualizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Brak jasnych zasad (np. co w przypadku braku odczytu, jak dzielone są koszty stałe) prowadzi do sporów. Regulamin powinien być zgodny z nowym brzmieniem ustawy oraz powinien zawierać jasne procedury rozliczania, sposób naliczania opłat stałych i zmiennych oraz sankcje za brak dostępu do urządzeń.

Jak uniknąć błędów?

• Regularnie legalizuj urządzenia pomiarowe (wodomierze, liczniki ciepła)
• Stosuj systemy zdalnego odczytu – zgodne z przepisami i wygodne
• Rozliczaj koszty zgodnie ze zużyciem, a nie powierzchnią
• Aktualizuj regulaminy – najlepiej z pomocą specjalisty
• Korzystaj z pomocy profesjonalnej firmy rozliczeniowej

21.07.2025

Jak czytać rozliczenie ciepła?

 1. Co zawiera rozliczenie ciepła?

Typowe rozliczenie składa się z kilku kluczowych elementów:

• Okres rozliczeniowy – zazwyczaj sezon grzewczy (np. 01.06.2024–31.05.2025),

• Całkowity koszt ogrzewania budynku – wynikający z faktur od dostawcy ciepła (PEC, MPEC, kotłownia lokalna),

• Podział kosztów na część stałą i zmienną,

• Wskaźnik zużycia ciepła w Twoim lokalu – z liczników lub podzielników,

• Korekta zaliczek – porównanie wpłat do faktycznego zużycia,

• Kwota do dopłaty lub nadpłata.

2. Część stała vs część zmienna

Od nowelizacji Prawa energetycznego z 7 grudnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 868) sposób rozliczania kosztów ogrzewania musi uwzględniać:

Część stała

To koszty niezależne od zużycia ciepła:

• gotowość do dostarczania ciepła,

• koszty stałe dostawcy,

• straty w instalacji.

Rozliczana jest najczęściej według powierzchni.

Część zmienna

To koszt faktycznie zużytej energii cieplnej:

• zależy od wskazań podzielników lub liczników ciepła w lokalu.

Od 2022 r. zgodnie z przepisami co najmniej 50% całkowitego kosztu ogrzewania budynku musi być rozliczane według indywidualnego zużycia (art. 45a ust. 8e Prawa energetycznego).

3. Jak interpretować podzielniki kosztów?

Podzielnik nie mierzy energii w GJ, ale pokazuje względne zużycie ciepła w danym grzejniku. Najczęściej liczby z podzielników przeliczane są według tzw. współczynników korekcyjnych (za lokal, położenie, moc grzejnika, izolację itd.), co pozwala sprawiedliwiej podzielić koszty między mieszkańców.

4. Na co zwracać uwagę?

• Zaliczki – czy miesięczne wpłaty były odpowiednio wysokie względem zużycia?

• Korekta – czy pojawiła się nadpłata lub dopłata? W jakiej wysokości?

• Udział lokalu w kosztach – czy zgadza się z metrażem i danymi z urządzeń?

• Czy rozliczenie uwzględnia zdalne odczyty? (zgodnie z przepisami po 2022 r. nowe urządzenia muszą je umożliwiać),

• Czy są dopłaty z tytułu braku odczytu? – często stosuje się ryczałty za brak dostępu do urządzenia.

5. Co zrobić, jeśli coś się nie zgadza?

Jeśli masz wątpliwości:

• Poproś zarządcę o regulamin rozliczeń – to on określa dokładne zasady.

• Sprawdź ważność legalizacji liczników i podzielników.

• Zgłoś się do firmy rozliczeniowej, która wystawiła rozliczenie – powinna wyjaśnić sposób naliczenia.

• Możesz poprosić o kopię odczytów i obliczeń.

                                2.07.2025

Co zrobić, gdy wodomierz przestaje działać?

 1. Jak rozpoznać, że wodomierz nie działa?

Typowe objawy:

• Brak ruchu liczydła mimo korzystania z wody,

• Niepokojąco niskie lub zerowe odczyty przez dłuższy czas,

• Zatrzymany wirnik przy wodomierzu mechanicznym (można sprawdzić przez szybkę),

• Brak sygnału z modułu radiowego (przy zdalnym odczycie),

• Błąd w systemie zdalnego odczytu.

2. Zgłoś awarię jak najszybciej

Zgłoszenie awarii to obowiązek użytkownika lokalu.
Nie działający wodomierz nie oznacza braku opłat – wręcz przeciwnie, może skutkować naliczeniem ryczałtu lub szacowanego zużycia, często znacznie wyższego niż rzeczywiste.

Komu zgłosić?

• Zarządcy lub administratorowi budynku,

• Firmie serwisującej urządzenia (jeśli kontakt jest podany),

• Bezpośrednio do firmy odczytowej/rozliczeniowej.

Najlepiej zrobić to na piśmie lub e-mailem, z datą zgłoszenia.

3. Sprawdzenie i wymiana wodomierza

Po zgłoszeniu administrator lub firma serwisowa powinna:

• Sprawdzić stan techniczny wodomierza,

• Spisać ostatni odczyt (jeśli możliwe),

• Sporządzić protokół z demontażu,

• Zainstalować nowy, legalizowany wodomierz.

Przypominamy: zgodnie z przepisami wodomierze muszą mieć ważną legalizację co 5 lat. Brak legalizacji lub niewłaściwe działanie sprawia, że wskazania nie mogą być podstawą rozliczenia.

4. Jak będzie rozliczana woda za okres awarii?

Zgodnie z praktyką i regulaminami:

• Jeśli możliwe: zużycie szacuje się na podstawie średniego zużycia z poprzednich miesięcy (np. z 6 lub 12),

• W przypadku braku danych lub celowego uszkodzenia – może zostać naliczony ryczałt (często kilka m³ miesięcznie na osobę),

• W skrajnych przypadkach: zużycie całej nieruchomości dzielone jest proporcjonalnie na lokale.

Uwaga: Wszystko zależy od regulaminu rozliczeń przyjętego przez wspólnotę/spółdzielnię. Warto go znać i sprawdzić zapisy dotyczące awarii wodomierzy.

5. Czego NIE robić?

• Nie próbuj samodzielnie wymieniać ani naprawiać wodomierza – to urządzenie objęte legalizacją i plombą.

• Nie ignoruj usterki – może to zostać potraktowane jako celowe działanie mające na celu zaniżenie zużycia.

• Nie odczytuj wodomierza "na oko" – tylko oficjalny odczyt (ręczny lub radiowy) jest podstawą do rozliczenia.

Podsumowanie: co robić krok po kroku?

1. Sprawdź, czy wodomierz rzeczywiście nie działa (czy nie ma ruchu, czy licznik się zmienia).

2. Zgłoś awarię administratorowi lub firmie serwisowej.

3. Poczekaj na interwencję techniczną i wymianę wodomierza.

4. Sprawdź, w jaki sposób zostanie rozliczone zużycie w okresie awarii – na podstawie regulaminu.

5. Zachowaj protokół z wymiany i sprawdź, czy nowy wodomierz ma ważną legalizację.

30.06.2025

Jak przygotować się do sezonu grzewczego

1. Przegląd instalacji centralnego ogrzewania (CO)

• Sprawdzenie stanu technicznego pionów i grzejników,

• Kontrola zaworów, odpowietrzników i filtrów siatkowych,

• Przegląd wymienników ciepła, węzłów cieplnych, pomp obiegowych,

• Próba szczelności instalacji i ewentualne uzupełnienie czynnika,

• Odpowietrzenie instalacji – najlepiej przed uruchomieniem ogrzewania.

Podstawa prawna: obowiązek zapewnienia sprawnego funkcjonowania urządzeń i instalacji technicznych (art. 62 ust. 1 pkt 1 Prawa budowlanego).

2. Sprawdzenie legalizacji i stanu liczników/podzielników ciepła

• Czy wszystkie urządzenia mają ważną legalizację (wodomierze – max. 5 lat, ciepłomierze – 5 lat),

• Czy system odczytu (radiowy, zdalny) działa poprawnie – brak odczytów = ryzyko rozliczeń ryczałtowych,

• Czy mieszkańcy mają dostęp do informacji o swoim zużyciu (wymóg po nowelizacji Prawa energetycznego z 7.12.2021 r. – art. 45a ust. 8d i 8e),

• Zgłoszenie do wymiany wszystkich urządzeń, które nie spełniają obowiązku zdalnego odczytu (dla nowych wodomierzy i podzielników montowanych od 2022 r.).

3. Komunikacja z mieszkańcami

• Informacja o planowanym terminie uruchomienia ogrzewania,

• Przypomnienie o odpowietrzeniu grzejników w lokalach (jeśli instalacja tego wymaga),

• Powiadomienie o możliwych zakłóceniach na starcie sezonu (np. hałas, powolne nagrzewanie),

• Przekazanie lub udostępnienie regulaminu rozliczeń ciepła.

4. Weryfikacja regulaminu rozliczeń kosztów ogrzewania

• Czy zasady podziału kosztów są aktualne i zgodne z nowelizacją Prawa energetycznego z 7.12.2021 r.?

  • min. 50% kosztów musi być rozliczanych wg zużycia (art. 45a ust. 8e),

  • zasady naliczania ryczałtów, dopłat, korekt – powinny być jasno określone,

• Czy dokument zawiera aktualne dane o powierzchniach lokali i wskaźnikach?

Jeśli nie masz pewności, skorzystaj z pomocy firmy rozliczeniowej – mogą przygotować aktualizację regulaminu zgodną z prawem i praktyką rynkową.

5. Weryfikacja zaliczek i przygotowanie do rozliczeń

• Analiza poprzedniego sezonu – czy zaliczki były adekwatne do kosztów?

• Korekta wysokości zaliczek (jeśli były duże dopłaty lub nadpłaty),

• Weryfikacja zużycia ciepła przez lokale wspólne – np. piwnice, suszarnie, klatki,

• Aktualizacja listy lokali – czy wszystkie są opomiarowane?

6. Zabezpieczenie techniczne budynku

• Kontrola izolacji termicznej rurociągów (zwłaszcza w piwnicach, szybikach),

• Sprawdzenie stanu okien, drzwi na klatkach schodowych (szczelność, samozamykacze),

• Sprawdzenie działania zaworów regulacyjnych w węźle cieplnym – ustawienia pogodowe.